আগেরকার দিনে চ্যাটিংয়ের কাজটাও ইমেইলের মাধ্যমে করা হতো। কিন্তু বর্তমানে সোশাল মিডিয়ার আর্বিভাবের কারণে ব্যক্তিগত চ্যাটিং কাজটি ইমেইল থেকে চলে গেছে। কিন্তু অফিসিয়াল বা ব্যবসায়িক বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য বর্তমানে আমরা ইমেইল কে ব্যবহার করি। গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল পাঠানোর জন্য সবসময় আমাদেরকে সর্তক থাকতে হয়; যার ইমেইল এড্রেসে মেইলটি পাঠাবেন তার ইমেইল এড্রেস সঠিক ভাবে লিখেছেন কিনা, ইমেইল সাবজেক্টে বানানে কোনো ভুল হয় নি তো?, কিংবা গুরুত্বপূর্ণ এটাচমেন্ট ছাড়াই যদি ইমেইলটি সেন্ড করে দেন তাহলে অনেক সময়ই বিব্রতকর অবস্থার মুখে আপনাকে পড়তে হতে পারে। এমন যদি হতো যে ইমেইল সেন্ড করার পর হঠাৎ আপনার মনে হলো যে মেইলে কোনো সমস্যা রয়েছে কিংবা তাড়াহুড়োর মাঝে মেইল সেন্ড করতে গিয়ে কোনো ভূল করে ফেললেন তখন যদি মেইল Undo বা Unsend করতে পারতেন তাহলে ভালো হতো না? হ্যাঁ আজ আমি আপনাদের সাথে এ বিষয়টি নিয়েই আলোচনা করবো। জনপ্রিয় ইমেইল সার্ভিস জিমেইল (গুগল মেইল) এবং আউটলুক (মাইক্রোসফট) এই দুটি প্লাটফর্মে আপনি কিভাবে একটি সেন্ড করা ইমেইলকে Unsend বা আনডু করবেন সেটা নিয়ে আজ আমি আলোচনা করবো।

জিমেইলের Undo ফিচার

সম্প্রতি গুগল তাদের মেইল সার্ভিস জিমেইলে বেশ পরিবর্তন বা আপগ্রেড এনেছে। তাদের এই নতুন আপগ্রেডের মধ্যে রয়েছে ইমেইল Undo করার ফিচার। এই Undo ফিচারটি বর্তমানে আপনি অটোমেটিক্যালিই ব্যবহার করতে পারবেন। তবে সেটা ৫ সেকেন্ডের জন্য বাই ডিফল্ট ভাবে দেওয়া রয়েছে। এখন আপনাকে এই অপশনটিকে ৩০ সেকেন্ডে নিয়ে যেতে হবে। মানে জিমেইলে এখন কোনো ইমেইল সেন্ড করার পর সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড ধরে আপনি Undo বাটন পাবেন; যেখানে ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে ক্লিক করলে উক্ত মেইলটি আপনি ফিরিয়ে আনতে পারবেন।

১) প্রথমে আপনার জিমেইল একাউন্টে চলে যান। তারপর উপরের ডানদিকের স্ক্রুড্রাইভার আইকনে ক্লিক করে Settings অপশনে ক্লিক করুন।

২) জিমেইলের সেটিংস অপশনের General ট্যাবে আপনি “Undo Send” নামের ফিচারটি পাবেন। এখানে এটাকে ৫ সেকেন্ড থেকে সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড পর্যন্ত করা যায়; ৩০ সেকেন্ড অপশনটি বেছে নিন।

৩) নিচের দিকে স্ক্রল ডাউন করে Save Changes বাটনে ক্লিক করতে ভূলবেন না যেন; তা না হলে এই সেটিংসটি সেভ হবে না।

৪) এরপর থেকে প্রতিবার যখন আপনি কোনো ইমেইল পাঠাবেন তখন ৩০ সেকেন্ডের জন্য এই Undo বাটনটি পাবেন।

৫) আপনাকে মাত্র আধা মিনিট সময় দেওয়া হবে, ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে যদি মনে করেন ইমেইলটিকে কোনো ভূল রয়েছে তাহলে Undo বাটনে ক্লিক করুন, মেইলটি আনডু হয়ে যাবে।

মূল কাহিনী: এই ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে প্রাপক যদি ইমেইলটি খুলে বসে তাহলে? জ্বি না! আসলে মূল কথা হচ্ছে যে জিমেইলে কোনো ইমেইল সেন্ড করলে এই “৩০ সেকেন্ড” পরেই মেইলটি সেন্ড হবে, মানে ইমেইল সেন্ড করার পর সেটা আধা মিনিটের মতো পেন্ডিং থাকবে তারপর সেন্ড হবে, আধা মিনিটের পর আপনি এই মেইলকে আর আনডু করতে পারবেন না।

থার্ড পার্টি এডঅন

আপনি যদি মনে করেন অফিসিয়াল জিমেইলের ৩০ সেকেন্ডের আনডু ফিচারটি আপনার জন্য উপযুক্ত নয় তাহলে আপনি একটি থার্ড পার্টি এডঅন ব্যবহার করতে পারেন। এই এডঅনের মাধ্যমে একটি সেন্ড করা ইমেইলকে পরবর্তীতে যেকোনো সময় আপনি আনসেন্ড করতে পারবেন।

তবে মনে রাখবেন এটি একটি থার্ড পার্টি এক্সটেনশন এবং এটি একটি পেইড সার্ভিস। একটি থার্ড পার্টি অ্যাপকে আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলে একসেস দিয়ে রাখাটা কতটুকু যথাযথ এটা নিয়ে আমার একটু সন্দেহ রয়েছে। তবে যেহেতু এটি পেইড সার্ভিস তাই এই সার্ভিসটি কাজ করবে সেটা নিয়ে কোনো আপোস নেই। তবে সার্ভিসটি ব্যবহার করার আগে আপনার মেইলের সিকুরিটি নিয়ে কয়েক বার ভেবে নিবেন। সার্ভিসটির ওয়েবসাইটে চলে যান এখানে ক্লিক করে। https://www.criptextgmail.com/

আউটলুকের Recall ফিচার

মাইক্রোসফটের আউটলুকে সেন্ড করা ইমেইল ফিরিয়ে আনার জন্য Recall নামের একটি ফিচার রয়েছে। তবে মনে রাখবেন এই ফিচারটি শুধুমাত্র “Exchange Account” গুলোই থাকবে। এছাড়াও আপনার সংস্থার Administrators যদি এই ফিচারটি বন্ধ করে রাখে তাহলেও আপনি এই ফিচারটি আপনার আউটলুকে পাবেন না।

১) আউটলুক চালু করুন। আপনার ইমেলের Sent Items ফোল্ডারে যান। যে মেইলটি রিকল করতে চান যেটির উপর ডাবল ক্লিক করে পুরোদমে মেইলটি ওপেন করুন।

২) উপরের উইন্ডো থেকে Message ট্যাবে ক্লিক করুন এবং এরপর ডানদিকে Actions > Recall This Message অপশনে ক্লিক করুন।

৩) এবার Recall This Message উইন্ডোটি পপ আপ হবে। এখানে আপনি ২টি অপশন পাবেন

প্রথম অপশনটি (Delete unread copies of this message) বেছে নিলে মেইলটি ডিলেট হয়ে যাবে এবং ২য় অপশনটি বেছে নিলে (Delete unread copies and replace with a new message) মেইলটি ডিলেট হবে এবং এর স্থানে আপনি নতুন করে আরেকটি মেইল বসিয়ে দিতে পারবেন।

৪) এটি শুধুমাত্র তখনই কাজ করবে যখন আপনার পাঠানো মেইলটি প্রাপক যদি খুলে না থাকে। মেইলটি read করে ফেললে বা খুলে ফেললে এই রিকল ফিচারটি কাজ করবে না। প্রাপক যদি মেইলটি খুলে ফেলে তাহলে সে আপনার থেকে রিকলের জন্য মেসেজ পাবে কিন্তু প্রথম মেইলটি ডিলেট হবে না। পুরাই বিব্রতকর!